今後ますます進むデジタル化に備え、今から電子化の準備を

電子帳簿保存法とは、「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」のことです。

法律自体は平成10年から施行されており、これまでに何度か改正が行われてきましたが、令和3年度の税制改正において抜本的な見直しがなされました。

昨今のデジタル化を踏まえ、生産性や記帳水準の向上の助けになるものと考えます。

電子帳簿保存法は、大きく三種類に区分されています。

【 電子帳簿等保存 （電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存） 】

　・ 会計ソフト等で、電子的に作成した仕訳帳などの帳簿や決算関係書類
　・ 電子的に作成した国税関係書類
　などをデータのままで保存。

【 スキャナ保存（紙で受領・作成した書類を画像データで保存） 】

　・ 取引先より、紙で受領した領収書や請求書などをスキャンにて読み取り、電子データ化して保存

【 電子取引（電子的に授受した取引情報をデータで保存） 】

　・ 電子メール等で受け取った領収書
　・ ネット上からダウンロードした情報
　などを、オリジナルの電子データのままで保存。

改正された内容において最も注意して頂きたいのが、『電子取引』についてです。

これまでは、出力した紙を保存しておけば問題はありませんでした。
しかし、令和4年1月1日以後に行う電子取引については、”電子データにて保存しておくこと”となっています。
電子データ化するためには、スキャナ等ハード面の準備だけでなく、手順フローの作成や担当者の確保なども必要となり、時間を要します。
早めの対策が必要となるでしょう。

ただ、猶予期間も設けられており、令和5年12月31日までに行う電子取引については、税務調査等の際に提示・提出できるようにしていれば、保存すべき電子データをプリントアウトして保存することも可能。それに伴う事前申請等は不要です。

慌てる必要はありませんが、時間的に余裕を持って対策を行うことをお勧めいたします。

電子取引データを電子データのまま保存するには、保存要件に従う必要があります。

改ざん防止のための措置や検索機能、ディスプレイやプリンタ等システムの備え付けといった準備が必要となる場合もあるでしょう。

またこれらの措置は、今後デジタル化が進んでいく中でより必要不可欠となっていくことが予測され、避けることは難しいと考えます。

慣れない方にとっては大きな変革となり、大変だと感じられるかもしれません。しかし、保存要件を満たす方法はいくつかあります。今のうちに、自社に合わせた対応策を準備しておきましょう。
例えば、他社の事例を参考にして実行してみたり、社内スタッフ全体のITリテラシーを向上させるための講習を受ける等、少しずつ利用範囲を広げていくことも効果的でしょう。

慌てないためには、後回しにするのではなく、今から。
スタートは早い方が良いのではないかと思います。